Im Bereich der Kirchen wird mit Mitteln gearbeitet. die andere Menschen durch Steuern oder Spenden zur Verfügung gestellt haben. Dies haben Sie im Vertrauen darauf getan, dass diese Mittel zweckentsprechend, wirtschaftlich und verantwortlich verwendet werden. Durch Regelungen zur Vergabe von Aufträgen soll ein möglichst wirtschaftlicher und zweckgerechter Umgang mit den zur Verfügung stehenden Mitteln gewährleistet werden.
Rechtsgrundlage
Grundsätzlich regelt § 34 der Haushaltsordnung der Evangelisch-reformierten Kirche, dass zunächst vor der Vergabe von Dienstleistungs- und sonstigen Aufträgen zu prüfen ist, ob ausreichend Haushaltsmittel zur Verfügung stehen und alle erforderlichen Genehmigungen und Beschlüsse vorliegen. Das konkrete Vorgehen, wie eine solche Prüfung erfolgt regelt eine Vergabeordnung.
Vorgehen bei der Vergabe von Aufträgen
Vorarbeiten
Notwendig der Beschaffung oder Beauftragung
Finanzielle Mittel dürfen nur ausgegeben werden, wenn die zur Erledigung des kirchlichen Auftrages notwendig ist. Dies ist vor jeder Anschaffung bzw. Beauftragung zu prüfen. Ebenso ist zu prüfen, ob ausreichende Mittel (einschließlich der Folgekosten) zur Verfügung stehen.
Beides ist zu dokumentieren.
Beschreibung der Anforderungen
Wird eine Geldausgabe als notwendig angesehen ist, sind zunächst die Anforderungen an die Leistungen zu beschreiben. Zuverlässigkeit sowie Liefer- und Leistungsfähigkeit sind Grundanforderungen an die Qualität des Lieferanten. Daneben können weitere ökologische, soziale, ethische und qualitative Anforderungen wie z.B. Tariftreue, Betriebshaftpflichtversicherung, Bescheinigung des Finanzamtes über die Entrichtung von Steuern, Referenzliste, Qualitätssicherungsverfahren wie ISO, Öko-Audit, E-MAS-Zertifizierung, IT-Sicherheit benannt werden. Dieses ist in geeigneter Weise zu dokumentieren.
Form der Vergabe
Vergabe von Einzelaufträgen
| Aufträge bis zu einem Wert von 1.500,00 € | Bei diesen Aufträgen ist eine unmittelbare Vergabe nach Abgleich mit den gängigen Marktpreisen zulässig. |
| Aufträge über einen Wert von 1.500,01 € bis zu 5.000,00 € | Mindestens zwei geeignete Unternehmen sollen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Die Angebote sind gegeneinander und mit gängigen Marktpreisen abzugleichen. Unter besonderen Bedingungen kann ein Angebot ausreichend sein, etwa wenn nur ein Unternehmen existiert und seine Produkte ausschließlich selbst anbietet. |
| Aufträge über einen Wert von 5.000,01 € bis zu 50.000,00 € | Nach Markterkundung sind mindestens drei geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes auf der Grundlage identischer Leistungsbeschreibungen aufzufordern. Die Leistungsbeschreibung hat eine möglichst genaue Beschreibung des Auftragsgegenstandes zu enthalten, jedoch neutral, d.h. ohne Verwendung geschützter Markennamen oder Nennung eines bestimmten Herstellers, es sei denn, es kommt, unbeschadet der Bietervielfalt, nur ein bestimmtes Produkt in Betracht.
Die Angebote sind vertraulich abzugeben und dürfen den anderen Bietern nicht zur Kenntnis gegeben werden. Mit dem ausgewählten Bieter kann über den Inhalt des Angebotes (z.B. die Art der Ausführung) und weitere Rabatte verhandelt werden, nicht jedoch mit den unterlegenen Bietern. |
Vergabe von regelmäßig wiederkehrenden Leistungen
Bei der Vergabe von regelmäßig wiederkehrenden Leistungen und Beschaffungen (wie z.B. Büromöbelbeschaffungen, Verbrauchsmaterialien, Druckaufträge etc.) können zeitlich befristete Rahmenverträge abgeschlossen werden.
Hierzu wird eine Musterleistungsbeschreibung erstellt, welche die üblichen, wiederkehrenden Leistungen und Aufträge darstellt. Für die Ausschreibung gilt Ziff. 3.3 entsprechend.
Der Anbieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot erhält für einen Zeitraum von zwei Jahren die Zusage, im Wege der Direktvergabe Aufträge über die entsprechenden Leistungen zu erhalten.
Das Verfahren ist alle zwei Jahre zu wiederholen.
