Alle Aspekte, die in Zusammenhang mit einem Verdacht auf sexualisierte Gewalt zur Kenntnis gelangen, sind sorgfältig zu dokumentieren. Dies gilt auch für solche, die diffus erscheinen.
Zweck der Dokumentation
Eine möglichst genaue Dokumentation bietet eine Grundlage, um zu entscheiden, welche Schritte für eine konsequente Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sind. Sie dient dem Schutz der beteiligten Personen, da sie rückblickend ersichtlich macht, welche Erwägungen handlungsleitend gewesen sind.
Im Rahmen eines späteren strafrechtlichen, zivilrechtlichen oder arbeits- bzw. dienstrechtlichen Verfahrens kann die Dokumentation als Beweismittel dienen. Aus diesem Grund sollten Hinweise möglichst wortgetreu wiedergegeben werden. Auch Rückfragen, die im Gespräch gestellt worden sind, sollten in der Niederschrift als solche kenntlich gemacht werde
Form der Dokumentation
Die Verschriftlichung hilft, eigene Gedanken und Gefühle zu strukturieren. Deswegen empfiehlt es sich, die objektive Beschreibung eines Vorfalls von dessen subjektiver Bewertung zu trennen.
Folgende Punkte sollten bei der objektiven Erfassung festgehalten werden, sofern sie bekannt sind:
- Datum und Zeit des dokumentierten Gesprächs
- (ggf. auch Umstände, aufgrund derer es zustande gekommen ist)
- Name und berufliche Funktion der dokumentierenden Person
- Name und berufliche Funktion der hinweisgebenden Person
- Name und Alter der betroffenen Person
- Name und berufliche Funktion der beschuldigten Person
- Beschreibung des Vorfalls mit Ort- und Zeitangabe
- Name und berufliche Funktion von Personen, die vom Vorfall bereits Kenntnis haben
Es sollten keine eigenmächtigen Ermittlungen angestellt werden, um diese Punkte in Erfahrung zu bringen.
Die objektive Beschreibung eines Vorfalls kann um dessen subjektive Bewertung ergänzt werden. In der Reflektion können eigene Gefühle und Gedanken festgehalten werden, z.B. weswegen ein Geschehen als verdächtig oder aber als anderweitig erklärbar wahrgenommen wird. Es empfiehlt sich auch zu notieren, was in Blick auf weitere Schritte wichtig erscheint. Hierzu zählen auch mögliche Ressourcen oder mögliche Risiken für betroffene Personen.
Die Dokumentation ist sicher vor dem Zugriff unbefugter Personen aufzubewahren.
